Blijf altijd up to date via e-mail!

    Translate

    donderdag 6 maart 2014

    Een geslaagd adviesgesprek!

                     


    Beste lezer,

    Een van de vaardigheden die een jurist moet bezitten is het houden van een (geslaagd) adviesgesprek. Justitiabelen zullen naar juristen toe komen om advies te vragen over het recht.
    Daarom zal ik hieronder uitleggen hoe men het beste tot een geslaagd adviesgesprek kan komen.


    Een ideaal adviesgesprek bestaat uit een aantal fasen, men kan in dit verband de volgende fasen van elkaar onderscheiden:
    1. de opening
    2. de onderzoeksfase
    3. de advisering
    4. de afronding
    5. afsluiting.

    Voordat ik de fasen afzonderlijk van elkaar ga behandelen is het handig voor u om te weten dat u de leiding in het gesprek dient te nemen, wilt u het gesprek goed laten verlopen. Hierbij speelt het hebben van een zakelijke houding een grote rol, ook dient u assertief te handelen.

    1. de opening
    Dit gedeelte is het kortste gedeelte van het adviesgesprek. U stelt zich voor, geeft een tijdschema aan en u vraagt in deze fase wat u kunt betekenen voor de adviesvrager, let hierbij op dat u duidelijk uw rol in het gesprek aangeeft. U bent immers een adviesgever, geen specialist tijdens zulk soort gesprekken.

    2. de onderzoeksfase
    De onderzoeksfase lijkt een makkelijke fase tijdens het adviesgesprek maar laat u niet verleiden door in enkele 'valkuilen' te trappen (hier later meer over). Tijdens deze fase van het gesprek zal de adviesvrager vertellen wat het probleem is en waarvoor hij advies vraagt.  Door gebruik te maken van gespreksstimulerende vaardigheden (zoals hoofdknikken en "hummen") zorgt u ervoor dat het verhaal van de adviesvrager goed tot zijn recht komt. Zorg wel dat dit alles gebeurd binnen een bepaald tijdbestek en dat u de leiding in het gesprek behoud. Want een belangrijk deel van deze fase komt nadat de adviesvrager zijn verhaal heeft gedaan, dan gaat u pas écht op onderzoek. U zou geneigd kunnen zijn om na het verhaal van de adviesvrager direct over te gaan naar het geven van een advies, maar dan riskeert u dat in uw advies stukken mist of dat het advies niet juist is omdat de adviesvrager niet alles verteld heeft. Kortom: om tot een goed advies te komen dienen enkele onderzoekende vragen gesteld te worden nadat de adviesvrager zijn verhaal heeft gedaan.

    3. de advisering
    Wanneer dan voor u, als adviesgever, alles duidelijk is wat de adviesvraag betreft kunt u overgaan op het geven van het advies. Zorg hierbij dat u het advies zo duidelijk mogelijk verteld, dit om complicaties te voorkomen. Geef in deze fase ook nogmaals aan dat u de rol van een adviesgever heeft en niet van een specialist.  Voor concrete vragen kunt u dan doorverwijzen naar de echte specialist.  U dient er tijdens deze fase van het gesprek wel op te letten dat deze fase het langst in beslag kan nemen, let dus op de tijd tijdens de eerste twee fasen van het gesprek. Zodoende raakt u niet in de stress wanneer een ongebruikelijke situatie zich voordoet.
    4. de afronding
    Wanneer het advies gegeven is vraagt u aan de adviesvrager of alles begrepen is.
    Krijgt u een bevestigend antwoord dan vat u alles (voor de zekerheid) nogmaals samen, alleen beknopter, zodat het bij de adviesvrager goed blijft hangen. Wanneer u een negatief antwoord krijgt kunt u beter deze fase overslaan en verder gaan naar de afsluitende fase van het gesprek.

    5. de afsluiting
    Tijdens de afsluiting deelt u mee dat er zo nodig een nieuwe afspraak gemaakt kan worden. Dit bijvoorbeeld wanneer het advies nog niet helemaal begrepen is of wanneer u een advies heeft gegeven via een "twee kolommen gesprek". U kunt aangeven dat de adviesvrager u kan bereiken tijdens kantoortijden. Hierna sluit u het gesprek af.

    Mensen zijn "ook maar gewoon mensen" en daardoor is het mogelijk dat emoties hoog oplopen tijdens een adviesgesprek. Het is dan ook de bedoeling dat u in het gesprek de leiding neemt en assertief handelt, zodat u niet in enkele valkuilen trapt die tijdens het gesprek zich voor kunnen doen.  Maar voordat ik ga behandelen hoe u die valkuilen kunt vermijden zal ik uitleggen hoe u het beste ervoor kan zorgen dat u assertief handelt en de leiding in het gesprek heeft.
    Dit kunt u het beste bereiken door tijdens het gesprek recht op te blijven zitten en ook door tijdens het gesprek oogcontact te houden. Zorg er ook voor dat u een open houding heeft tijdens het gesprek, want anders zal de adviesvrager de indruk hebben dat u helemaal geen zin heeft om een gesprek te voeren.

    Enkele valkuilen:
    1. de adviesvrager kan emotioneel reageren op uw advies
    De adviesvrager stapt niet zomaar naar een jurist toe, hij zit met een probleem en wil graag rechtvaardigheid in een geschil. Wanneer het advies uit pakt zoals hij niet had gehoopt dan kan het zo zijn dat de adviesvrager emotioneel reageert. Het is dan de bedoeling van de adviesgever om gewoon rechtop te blijven zitten en vooral rustig te blijven. Erg belangrijk hierbij is het geven van een gevoelsreflectie.  Mensen willen niets liever dan te worden begrepen. Als u dit begrip toont dan zal de adviesvrager waarschijnlijk weer tot bedaren komen. Het is belangrijk om goed  de gevoelens van personen te onderscheiden; wanneer iemand boos  reageert op uw advies dan is dat iets anders dan wanneer hij gefrustreerd reageert .
    Zinnen zoals  "Ik merk dat u boos/gefrustreerd/verdrietig... ervan wordt" kunnen erbij helpen om de adviesvrager uit te leggen waarom hij dat is. Als u daarna begrip toont (maar niet te veel begrip) zorgt u ervoor dat het gesprek weer op een normale manier verder gaat. Gebeurt dit niet dan kunt aangeven dat u graag door wilt gaan met het geven van het advies maar dat, dat niet gaat wanneer de emoties blijven doorspelen. Let er ook op dat u niet uw eigen ervaring meedeelt tijdens het adviesgesprek, hierdoor kunt u uw assertiviteit kwijtraken.

    2. het adviesgesprek loopt uit in een "welles-niettes" spelletje
    Zorg dat het adviesgesprek niet uitloopt in een "welles-niettes" spelletje. Eenmaal als de emoties hoogoplopen zou dit wel kunnen gebeuren. Hierbij is het dus weer van belang dat u de leiding in het gesprek probeert te houden en dat u aangeeft dat men op zulke manier niet verder kan met het gesprek.

    3. je eigen ervaring vertellen
    Zoals ik al eerder aangaf kan men geneigd zijn om de eigen ervaring te vertellen. Hier heeft een adviesvrager weinig aan en kun je hier ook je assertiviteit mee verliezen. Probeer dit dus te vermijden.

    4. een beroep doen op je functie
    Zinnen zoals "ik ben ook maar een adviesgever... of ik ben ook maar een jurist" kunnen ervoor zorgen dat het adviesgesprek een verkeerde wending krijgt. Bovendien heeft de adviesvrager weinig aan een beroep op je functie, bovendien wanneer je het geeft nadat je de adviesvrager slechtnieuws hebt gegeven. U bent degene die het advies geeft (als voorbeeld: het slechte nieuws) en natuurlijk kunt u er niets aan doen dat de regels zijn zoals ze zijn, maar probeer te vermijden dat u een beroep doet op uw functie als adviesgever. Iets wat hierbij helpt is door begrip te tonen, zinnen zoals "Ik begrijp dat u het niet leuk vind zoals de regels zijn, maar zo zijn de regels eenmaal, u zult het zo moeten aanpakken..." kunnen ervoor zorgen dat het gesprek goed tot een eind wordt gebracht.

    5. antwoord geven op vragen waar u eigenlijk geen antwoord op kan geven
    U kunt geneigd zijn om antwoord te geven op vragen die u als adviesgever niet zou kunnen beantwoorden. Het geven van een antwoord op een vraag die beter door een specialist op dat (rechts)gebied beantwoord kan worden kan er voor zorgen dat het een ongewenst gevolg heeft voor de adviesgever, probeer dit dus te vermijden. Hierbij is het dus noodzakelijk dat u uw rol nogmaals meedeelt wanneer zulke soort situaties zich voor doen, u bent immers een adviesgever niet dé specialist op een bepaald (rechts)gebied.








    0 reacties:

    Een reactie posten

    Mogelijk gemaakt door Blogger.

    Populaire berichten